From Traveling Documents to Personal Repositories: Reforming Organizational Administrative Data Infrastructure

This article explores the structural failures of traditional "Organization-centered" document management systems, which prioritize departmental workflows over individual data accessibility. By analyzing the phenomenon of Data–Use Separation and the inefficiencies of fragmented communication (e.g., scanning documents into chat apps), the author proposes a radical shift toward Person-centered Design. The core of this reform is the establishment of a Personal Administrative Repository (PAR)—a digital infrastructure that ensures official records stay with the individual rather than being lost in organizational silos. Drawing on international standards like ISO 15489 and emerging trends such as Self-Sovereign Identity (SSI), the article provides a strategic roadmap for organizations to transition from mere digitization to true digital transformation, fostering a culture of transparency, digital rights, and administrative efficiency. Keywords: Organizational Document Systems; Personal Documents; Personal Administrative Repository (PAR); Administrative Memory; Person-centered Design; Data–Use Separation; Information Overload; Digital Governance. Supplementary Data Included: 1. Technical Paper: (Bilingual: Thai-English) บทความนี้วิเคราะห์ความล้มเหลวเชิงโครงสร้างของระบบจัดการเอกสารแบบเดิมที่เน้นหน่วยงานเป็นศูนย์กลาง ซึ่งให้ความสำคัญกับลำดับขั้นการทำงานมากกว่าการเข้าถึงข้อมูลของปัจเจกชน ผู้นิพนธ์ได้วิเคราะห์ปรากฏการณ์ "การแยกขาดระหว่างข้อมูลและการใช้งาน" และความไร้ประสิทธิภาพของการสื่อสารที่กระจัดกระจาย (เช่น การส่งไฟล์สแกนผ่านแอปแชต) พร้อมเสนอการเปลี่ยนผ่านกระบวนทัศน์ไปสู่ "การออกแบบโดยยึดบุคคลเป็นศูนย์กลาง" หัวใจสำคัญของการปฏิรูปนี้คือการจัดตั้ง คลังเอกสารบริหารส่วนบุคคล (PAR) ซึ่งเป็นโครงสร้างพื้นฐานดิจิทัลที่ช่วยให้บันทึกทางการสถิตอยู่กับตัวบุคคลแทนที่จะสูญหายไปในไซโลขององค์กร โดยอ้างอิงมาตรฐานสากล ISO 15489 และเทรนด์ระดับโลกอย่าง Self-Sovereign Identity (SSI) บทความนี้ได้วางแผนยุทธศาสตร์ให้องค์กรข้ามผ่านจากการเป็นเพียง "องค์กรที่ใช้สื่อดิจิทัล" ไปสู่ "การเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลที่แท้จริง" เพื่อสร้างวัฒนธรรมความโปร่งใส สิทธิในข้อมูลดิจิทัล และประสิทธิภาพเชิงบริหารจัดการ คำสำคัญ : ระบบเอกสารองค์กร; เอกสารส่วนบุคคล; คลังเอกสารบริหารส่วนบุคคล; ความทรงจำเชิงการบริหาร; การออกแบบโดยยึดบุคคลเป็นศูนย์กลาง; การแยกข้อมูลออกจากการใช้งาน; ภาวะข้อมูลล้นเกิน; การกำกับดูแลดิจิทัล