Implementierung eines digitalen Übergabesystems zur Verbesserung der Sicherheit und Effektivität der Übergabe in akuten psychiatrischen stationären Einrichtungen

Ziele: Die Implementierung eines digitalen Übergabesystems an den stationären Einrichtungen von Oxleas, um die Sichtbarkeit sowohl der abgeschlossenen als auch der ausstehenden Aufgaben zu verbessern, die Anzahl der übersehenden Aufgaben zu reduzieren und eine klare Prüfspur in Bezug auf übergebene Aufgaben zu bieten. Methoden: Assistenzärzte, die Bereitschaftsvertretung in akuten Einrichtungen in allen 3 Stadtbezirken von Oxleas übernehmen, wurden eingeladen, einen Fragebogen zur Effektivität der Übergabe auszufüllen. Mit diesen Daten und Informationen, die durch Gespräche mit dem Informatikteam des Trusts gesammelt wurden, wurde ein digitales Übergabesystem, basierend auf Microsoft Teams, entwickelt. Dieses wurde in 6 PDSA-Zyklen von September 2022 bis August 2023 getestet und verfeinert, bevor es ab August 2023 in allen akuten Einrichtungen von Oxleas implementiert wurde. Weitere Fragebögen wurden 1 Monat und 6 Monate nach der Einführung ausgefüllt, um die Auswirkungen der Änderung zu bewerten. Ergebnisse: Ärzte wurden gebeten, zu 3 Zeitpunkten einen Fragebogen auszufüllen: vor der Intervention (T0, 20 Befragte), 1 Monat nach der Intervention (T1, 13 Befragte) und 6 Monate nach der Intervention (T2, 12 Befragte). • Zu T0 berichteten 92,3% der Befragten, dass Aufgaben, die vom Bereitschaftsteam erstellt wurden, aufgrund fehlender Kenntnis von Mitarbeiter:innen übersehen wurden, was auf 11,1% zu T1 und 28,6% zu T2 sank. • Zu T0 stimmen 23,1% der Befragten zu/stimmen stark zu, dass es einfach ist, die auf ihrer Station außerhalb der regulären Arbeitszeiten erledigten Aufgaben zu sehen. • Im Vergleich dazu berichteten zu T1 69,2%, dass das digitale Übergabesystem es erleichtert hat, zu sehen, was außerhalb der regulären Arbeitszeiten auf einer Station erledigt wurde, was zu T2 auf 83,3% anstieg. • Zu T1 berichteten 76,9%, dass das digitale Übergabesystem es erleichtert hat, Aufgaben während der Bereitschaft zu sehen, was zu T2 auf 83,3% anstieg. • Zu T0 stimmen 30% zu/stimmen stark zu, dass der ausgehende Bereitschaftsarzt einen schriftlichen Bericht über erledigte und ausstehende Aufgaben hinterlässt. Dies stieg zu T1 auf 69,3% und zu T2 auf 41,7%. Schlussfolgerung: Es gibt starke Hinweise darauf, dass eine effektive Übergabe ein wichtiger Aspekt der klinischen Versorgung ist und das Versagen dieser eine vermeidbare Ursache für Patientenschäden darstellt. Der ursprüngliche Fragebogen hob Probleme mit der Effektivität und Sicherheit des Übergabeprozesses innerhalb der akuten Einrichtungen von Oxleas hervor, die das digitale System ansprechen sollte. Nach der Implementierung des digitalen Systems zeigten die Ergebnisse Verbesserungen im Übergabeprozess, wobei die Sichtbarkeit sowohl der abgeschlossenen als auch der in Arbeit befindlichen Aufgaben zunahm und weniger Berichte über übersehene Aufgaben von den stationären Ärzten eingingen, was über den 6-monatigen Zeitraum aufrechterhalten wurde.