Robotic Process Automation im Einkauf und Liefermanagement: Eine multiple Fallstudie zu Potenzialen, Barrieren und Implementierung

Robotic Process Automation (RPA) hat im Kontext der digitalen Transformation zunehmende Aufmerksamkeit erhalten, da diese hochmoderne Technologie menschliches Verhalten automatisiert und hohe Potenziale verspricht. Dennoch befindet sich die Einführung im Einkauf und Liefermanagement (PSM) noch in den Anfängen und wurde insbesondere im öffentlichen Sektor kaum untersucht. Basierend auf einer multiplen Fallstudie mit 19 Organisationen aus dem öffentlichen und privaten Sektor schließt dieses Papier diese Lücke und präsentiert umfassende Einblicke in Potenziale, Barrieren, geeignete Prozesse sowie bewährte Praktiken und Komponenten für die RPA-Implementierung. Die Ergebnisse deuten darauf hin, dass die Adoption von der digitalen Beschaffungsbereitschaft und Reife der Organisationen abhängt. Die Anwendungsbereiche von RPA erweitern sich mit zunehmender Erfahrung und reichen von transaktionalen und operativen Aufgaben im procure-to-pay-Prozess bis hin zu strategischeren Anwendungsfällen im Sourcing und Lieferantenbeziehungsmanagement. Die Potenziale umfassen hauptsächlich Entlastungen für Mitarbeiter, Kosteneinsparungen sowie erhöhte operative Effizienz und Qualität. Wir decken mehrere technische, organisatorische und umweltbedingte Barrieren im Zusammenhang mit IT-Infrastruktur und Personalsituation, interner Kommunikation, finanziellen Ressourcen, Unterstützung durch das Top-Management, organisatorischen Strukturen, lieferantenbezogenen Problemen und staatlichen Vorschriften auf. Darüber hinaus zeigt unsere Studie mehrere Unterschiede zwischen dem privaten und öffentlichen Sektor bei der RPA-Implementierung auf. Wir skizzieren Implikationen für die aufkommende Forschung zu RPA und entscheidende Richtungen für die organisatorische Praxis.